Tietosuojaseloste

Tiivistelmä

Keräämme sinusta ne samat henkilötiedot mitkä käytännössä kaikki muutkin yritykset. Jos olet asiakkaamme tai liikekumppanimme, käytämme niitä sopimusvelvotteiden täyttämiseen ja viestintään. Jos et ole asiakkaamme, käytämme niitä pääasiassa markkinointiin ja myynniin edistämiseen. Pääosa tiedoistasi säilytetään EU-alueella, mutta henkilötietoja säilytetään myös Yhdysvalloissa asianmukaisin suojatoimin (Data Privacy Framework). Emme luovuta tietojasi kolmansille osapuolille kaupallisiin tarkoituksiin. Saamme tiedot pääasiassa sinulta, työnantajaltasi tai julkisista lähteistä (esim. YTJ).

Markkinointisivustollamme ei käytetä evästeitä, mutta alustoillamme niitä käytetään tunnistautumiseen ja analytiikkaan. Seuraavat toimijat käsittelevät tietojasi lukuumme: Google, Zestia Ltd sekä heidän tytäryhtiönsä CapsuleCRM Inc, Fennoa Oy, Slack, PostHog sekä perintätoimisto jos et maksa laskujasi ajallaan.

0. Perustiedot

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka Mikroni Digital käsittelee henkilötietojasi esimerkiksi, jos vierailet verkkosivustollamme tai olet asiakkaamme, liikekumppanimme, asiakasprospekti tai uutiskirjeen tilaaja. Käsittelemme henkilötietojasi vastuullisesti ja sitoudumme pitämään ne turvassa, kuten tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu.

Tämä seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Laadittu 27.6.2025. Päivitetty viimeksi 29.6.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Mikroni Digital (Y-tunnus 3235836-5)
c/o Askelvirta Offices, Ahjokatu 14-16, 40320 JYVÄSKYLÄ

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Roni Äikäs, roni@mikroni.fi

2. Rekisterin kuvaus

Mikroni Digitalin asiakas- ja markkinointirekisteri.

3. Mitä tietoja keräämme ja miksi?

3.1. Asiakkaat, liikekumppanit ja asiakasprospektit

Keräämme tietoja

• asiakkaistamme, jotta voimme toimittaa palveluitamme ja olla heihin yhteydessä
• liikekumppaneistamme, jotta voimme hoitaa liikesuhteita ja olla heihin yhteydessä
• asiakasprospekteista, jotta voimme toteuttaa myyntiä ja markkinointia osana liiketoimintaamme

Keräämme seuraavia tietoja:

• Nimesi ja yhteystietosi (etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite)
• Sosiaalisen median profiilit, erityisesti LinkedIn
• Yrityksesi nimi ja asemasi siinä (tehtävänimike)
• Yhteydenpito sinun ja yrityksemme välillä, tiedot tilauksista, laskutustiedot

Näitä tietoja käytetään:

1. Tilausten ja palveluiden toimittaminen, ylläpito, asiakasviestintä ja laskuttaminen.
2. Asiakassuhteiden hoitaminen, kehittäminen, markkinointi ja väärinkäytösten estäminen.
3. Myynnin ja markkinoinnin toteuttamiseen

Tietojenkäsittelyn perusteena on:

1. Sopimus
2. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
3. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

3.2. Verkkosivuston kävijät

Keräämme verkkosivujen kävijöistä tietoja, jotta voimme seurata ja analysoida niiden käyttöä ja tehokkuutta, kehittää markkinointiamme ja estää väärinkäytöksiä.

Käytämme evästeetöntä ja anonymisoitua analytiikkaa (Plausible).

Keräämme seuraavia tietoja:

• IP-osoitteesi (lokitiedoissa, ei yhdistettävissä muihin tietoihin)
• Maa, josta otat yhteyttä
• Sivut, joilla vierailet
• Liikenteen lähde (referrer)
• Käyttämäsi selain sekä laitteen käyttöjärjestelmä ja koko (työpöytä / mobiili)
• Kuinka kauan viivyt sivustolla

Tietojenkäsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

3.3. Uutiskirjeen tilaajat

Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme toimittaa sinulle uutiskirjeen ja mahdollista muuta markkinointisisältöä. Tämän lisäksi seuraamme sähköpostien avaamisia ja niissä olevien linkkien klikkauksia.

Tietojenkäsittelyn perusteena on suostumus.

4. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Säilytämme asiakastietoja asiakassuhteen ajan ja 5 vuotta sen päättymisen jälkeen.

Uutiskirjeen tilaajien tietoja säilytetään, kunnes tilaaja peruuttaa tilauksensa.

Verkkosivuston kävijöihin liitettäviä henkilötietoja säilytetään kuusi (6) kuukautta.

Tämän lisäksi säilytämme kirjanpitolain velvoittamana vähintään kuusi (6) vuotta kirjanpitoaineistoa, joka voi sisältää henkilötietojanne.

5. Tietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai tämän työnantajalta. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä tai ostaa muista lähteistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen Virre-järjestelmästä, YTJ:stä tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä kuten verkkosivuilta, sosiaalisen median palveluista (esim. LinkedIn) tai kolmannen osapuolen palveluista.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Mikroni Digitalilla henkilötietojasi käsittelee ainoastaan yrityksen henkilökunta ja tarvittaessa alihankkijat, joiden kanssa on voimassa oleva salassapitosopimus.

Tämän lisäksi käytämme toimintamme mahdollistamiseen ulkopuolisia palveluita, jotka saattavat käsitellä henkilötietojasi lukuumme:

1. Käytämme Googlen pilvipalveluita (Google Workspace) rekisterin ylläpitoon ja sähköpostiviestintään.
2. Käytämme Zestia Ltd:n toimittamaa CRM-järjestelmää asiakastietojen hallintaan.
3. Käytämme Fennoa Oy:n kirjanpito- ja laskutusohjelmistoa laskutukseen ja kirjanpitoaineiston hoitamiseen.
4. Saatamme luovuttaa henkilötietojasi ulkopuoliselle perintätoimistolle, mikäli se on tarpeellista erääntyneen laskun maksun saamiseksi.
5. Käytämme Slack-pikaviestipalvelua toiminnan organisointiin sekä viestintään asiakkaiden ja liikekumppaneiden kanssa.
6. Käytämme PostHog-tuoteanalytiikkapalvelua, jotta voimme kehittää palveluitamme ja analysoida käyttäytymistä palveluissamme

Kaikkien kumppaneidemme kanssa on tehty asianmukaiset sopimukset (kuten henkilötietojen käsittelysopimukset), jotka varmistavat tietosuojalainsäädännön noudattamisen.

7. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle tai kolmansille osapuolille

Asiakkuudenhallintajärjestelmämme palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa (toimittaja Zestia Ltd. ja tämän tytäryhtiö CapsuleCRM Inc). Siirtoperuste on Komission päätös riittävästä tietosuojan tasosta. Siirrossa noudatetaan EU:n Data Privacy Framework -tietosuojakehystä turvallisen tiedonsiirron ja tietojen säilyttämisen takaamiseksi. CapsuleCRM Inc on Data Privacy Framework -sertifioitu yhtiö, jonka voi tarkistaa Yhdysvaltain kauppaministeriön ylläpitämästä verkkopalvelusta osoitteessa www.dataprivacyframework.gov/list.

Tätä lukuun ottamatta rekisterinpitäjä ei lähtökohtaisesti siirrä henkilötietojasi ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, siirroissa noudatetaan Euroopan unionin ohjeistuksia tietosuojan ja tietojen turvallisuuden säilyttämiseksi.

Emme myy henkilötietojasi eteenpäin tai luovuta niitä kaupallisiin tarkoituksiin. Luovutamme henkilötietojasi kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tilanteissa:

• mikäli laki tai viranomainen niin vaatii
• ette ole maksaneet laskua, jolloin se siirretään perintätoimiston käsiteltäväksi
• maksutoimeksiannon suorittamiseksi (esim. maksupalvelun kuten Stripen käyttö)

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.

9. Tietojen suojaaminen

Käsittelemme henkilötietojasi huolellisesti ja noudatamme hyvää tietosuojakäytäntöä. Henkilötiedot on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Tietojärjestelmät ja palvelut, joissa henkilötietoja käsitellään, on suojattu palomuureilla, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille Mikroni Digitalin työntekijöille ja alihankkijoille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Työntekijät ja alihankkijat ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta.

Fyysisten aineistojen osalta pääsy on rajattu.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi, ole hyvä ja lähetä kirjallinen vaatimus sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilölle. Jos pyyntösi ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia (esim. toistuvat tietopyynnöt), voimme kieltäytyä pyynnöstä.

10.1. Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi, ja jos käsitellään, oikeus saada pääsy tietoihin.

Sinulla on oikeus vaatia, että virheelliset tai epätarkat henkilötiedot oikaistaan tai puutteelliset tiedot täydennetään.

10.2. Poisto-oikeus

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tai anonymisointia tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin.

10.3. Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietojasi.

10.4. Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin.

Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin.

10.5. Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle mikäli koet, että olemme rikkoneet henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.

10.6. Siirto-oikeus

Jos tietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen, sinulla on oikeus pyytää meitä palauttamaan henkilötietosi tai lähettämään ne toiselle yritykselle yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa.

11. Evästeet ja muu seuranta

Emme käytä seurantaevästeitä verkkosivustollamme. Palveluissamme käytetään evästeitä tunnistautumiseen ja tuoteanalytiikkaan (PostHog).

Saatamme seurata sähköpostien avaamisia ja niissä olevien linkkien klikkauksia esimerkiksi uutiskirjeissä ja myyntisähköposteissamme.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Mikroni Digitalilla on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta ajoittain ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Suosittelemme tarkistamaan tietosuojaselosteen sisällön säännöllisesti.